كيفية كتابة تقرير اداري | شبكة معلمي ومعلمات المملكة

كيفية كتابة تقرير اداري

كيفية كتابة تقرير اداريكيفية كتابة تقرير اداري

كيفية كتابة تقرير اداري يتسائل العديد من الطلاب عن الطريقة التي يمكنهم إتباعها لكي يتم كتابة تقرير إداري ناجح، لهذا السبب جئنا لكم الآن بهذا المقال لكي نعرض لكم كل ما يخص التقرير الإداري.

كيفية كتابة تقرير اداري

لكي يتم كتابة تقرير إداري صحيح لا بد من كتابته على مرحلتين، وتلك المرحلتين هما إعداد التقرير وكتابة التقرير، والآن سوف نتعرف على تلك المرحلتين بالتفصيل:

أولاً إعداد التقرير الإداري

لكي يتم كتابة تقرير إداري يجب أن يتم إعداده بشكل جيد، حيث يعتبر الإعداد من العناصر الأساسية لكتابة التقرير بشكل عام، ويتم تلخيص إعداد التقرير الإداري كما يلي:

التجهيز والإعداد

هذه المرحلة تضم ما يلي:

  • أسئلة التقرير وتضم تحديد الهدف الخاص الخاص به والاستخدامات المقترحة له، وكيفية الحصول على معلوماته مع معرفة الجهات أو الأشخاص.
  • قارئ أو مستلم التقرير ويضم تحديد الشخص أو الجهة الذي سوف يستلم التقرير، مع معرفة معلوماته السابقة بخصوص موضوع التقرير، وطريقة كتابة تتناسب معه ومع هدفه.
  • المعلومات الخاصة بالتقرير وتحتوي على نوعية وصدق مصادرها، مع شمولية المعلومات والاستراتيجية التي تستخدم في تحليلها.

تنظيم وتصميم هيكل التقرير

  • في هذه المرحلة يتم اختيار الرؤية الخاصة بالتقرير.
  • مع بتلء هيكل التقرير العام.

ثانياً كتابة التقرير الإداري

كتابة التقرير الإداري يكون عبارة عن المرحلة التي يتم فيها كتابة التقرير، وهذه المرحلة تحتوي على العديد من الخطوات، وذه الخطوات تكون كما يلي:

اختيار موضوع التقرير الإداري

  • يكون عبارة عن تحديد الفكرة الرئيسية التي سوف يكتب عنها التقرير.
    • حيث يشارك في توضيح الغرض من كتابة التقرير.

استعمال مراجع لمعلومات التقرير الإداري

  • يكون عبارة عن الاستعانة بجميع المصادر المناسبة لكي يتم الحصول على بيانات ومعلومات تشارك في كتابة نص التقرير.
  • وأبرز مثال على ذلك الاستعان بالكتب وشبكات الإنترنت.
  • حيث يجب قراءة كل المعلومات التي تم الحصول عليها.
  • إلى جانب كتابة ملاحظات بخصوص التقرير لكي يتم توثيقها عند استعمالها في كتابة التقرير الإداري.

إعداد خطط للتقرير الإداري

  • يكون عبارة عن خطة تنظيمية تشارك في ترتيب الأفكار الخاصة بالتقرير لكي يتم استعمالها لاحقاً في الكتابة.
  • والخطة في البداية تكون عبارة عن خريطة ذهنية، وذلك لأنه يتم وضع فكرة مركزية يتفرع منه العديد من الأفكار الآخرى.
  • حيث يجب الانتباه إلى أن هذه الخريطة في بدايتها تكون متمثلة على شكل مخططات أو رسومات.
  • حيث يتم الاعتماد عليها عند وضع خطة التقرير الإداري.

كتابة نص التقرير الإداري

كتابة نص التقرير الإداري تحتوي على ما يلي:

  • يتم كتابة فقرة مقدمة عن التقرير الإداري.
  • كما أنه يتم كتابة جملة مفتاحية في بداية كل فقرة من فقرات التقرير، مع الاهتمام باستخدام كلمات الوصل بين قطعة وآخرى.
  • ويكون عبارة عن كتابة وتدوين جميع الاستنتاجات التي تم التوصل إليها عن طريق التقرير الإداري.
  • يتم كتابة قائمة بالمراجع والمحتويات الخاصة بالتقرير الإداري.
  • يتم تحرير التقرير الإداري مع التأكد من محتوياته.

أجزاء التقرير الإداري

التقرير الإداري يتكون من العديد من الأجزاء، ومن أبرز تلك الأجزاء التالي:

العنوان

  • يكون في الصفحة الرئيسية للتقرير الإداري.
  • كما أنه يحتوي على العديد من اسم الجهة والإدارة التي صدر منها التقرير.
  • مع العنوان الرئيسي له واسم الشخص الذي كتب التقرير وتاريخ كتابته.

مقدمة التقرير الإداري

  • يأتي في الصفحة التي تضم جميع الأفكار العامة التي تخص التقرير.
  • كما أنه يشمل المقدمة، والموضوع الرئيسي، مع توضيح أهمية التقرير، وتعرض هدفه الأساسي.
  • ومقدمة التقرير يتم كتابتها بعد إعداد كل صفحات التقرير الآخرى.
  • وذلك لأنها تحتوي على مجموعة متنوعة من الأفكار التي وردت في جميع صفحات التقرير.

محتوى التقرير الإداري

  • يكون عبارة عن الصفحات الأساسية الموجودة في تقرير.
  • والتي تحتوي على كمية هائلة من المعلومات.
  • ويجب أن يتم توزيع محتوى التقرير على هيئة فقرات تكون معتمدة على تنظيم معين.

خاتمة التقرير الإداري

  • يكون عبارة عن صفحة مهمة في التقرير الإداري.
  • ويحتوي على مجموعة كبيرة من المعلومات الرئيسية.
  • مثل خلاصة التقرير والنتائج التي تم الوصول إليها، إلى جانب مجموعة من المقترحات.

فوائد التقرير الإداري

يحتوي التقرير الإداري على العديد من الفائد التي سوف نقم بالتعرف عليها الآن:

دعم التخطيط

  • يكون عبارة عن دور التقرير الإداري في تقديم معلومات تشارك في عملية التخطيط.
  • حيث تقوم الإدارة بالاعتماد على المعلومات الموجودة في التقارير الإدارية.
  • مثل توصيات المشرفين على المهام المختلفة والآراء ووجهات النظر والقدرات المتاحة والنتائج السابقة.
    • وذلك لكي يتم إعداد الخطط الخاصة بميدان العمل الذي يتميز بالموضوعية مع إمكانية التنفيذ.

تعزيز ومساندة الرقابة

  • تعتمد عملية الرقابة على التقرير الإداري، وذلك لأن الرقابة تسعى إلى بناء مقارنة بين النتائج الفعلية والمهام الخاصة بالخطة المصممة في مرحلة التخطيط.
  • كما أنه يسعى إلى بناء معايير وأسس الأداء المحددة تبعاً لاتفاق مسبق.
  • كما أنه يعتمد على نجاح المقارنة على حصول الإدارة على المعلومات اللازمة.

تفعيل دور الإشراف

  • يتمل في دور التوجيه داخل المؤسسة في تقييم جميع النشاطات ومتابعة الأداء الخاص بالموظفين.
  • فيساهم التقرير الإداري لعرض معلومات كاملة عن الإنجازات.
  • كما أنه يساعد على تقديم وصف بخصوص طبيعة الأهداف المحققة.

وهنا نكون وصلنا إلى نهاية مقالنا عن كيفية كتابة تقرير اداري عبر شبكة معلمي ومعلمات المملكة.